Det er vigtigt for os, at du som har et tilhørsforhold til ILD.PIZZA føler, at du kan udtale dig om kritisable forhold uden at det får negative konsekvenser for dig.
Derfor har vi etableret en Whistleblowerordning, hvor det er muligt for både ansatte, gæster, samarbejdspartnere m.fl. at indberette kritisable forhold.
Kritiske forhold kan være lov-overtrædelser, alvorlige forseelser eller uregelmæssigheder.
Anonym indberetning
I skemaet nedenfor kan du ANONYMT indberette. Din henvendelse behandles i fortrolighed af Lea Skaarup.
Spørgsmål
Har du spørgsmål til ordningen, er du velkommen til at kontakte Lea Skaarup på lea@ild.pizza eller Anders Grønborg, direktør, på ag@ild.pizza.
Retningslinjer for Whistleblower-ordningen hos ILD.PIZZA
Formål med Whistleblower-ordningen
Vores Whistleblower-ordning er baseret på EU-Lovgivning og lov om beskyttelse af whistleblowere og giver dig mulighed for i fortrolighed at påpege forhold og adfærd af alvorlig karakter.
Du kan finde den officielle lovtekst her.
Formålet med Whistleblower-ordningen er:
• at skabe en tryg og effektiv ramme til at afdække eventuelle ulovligheder og uregelmæssigheder, der måtte forekomme hos ILD.PIZZA
• at beskytte medarbejdere og samarbejdspartnere, som indsender oplysninger til ordningen samt
• at sikre, at de indsendte oplysninger bliver anvendt konstruktivt til forbedring, forebyggelse og afværgelse af fejl og ulovligheder i administrationen og driften af ILD.PIZZA.
Whistleblower-ordningen begrænser ikke offentlige ansattes ytringsfrihed og meddelelsesret i overensstemmelse med de gældende regler herfor og det samme gælder de nedenfor omtalte øvrige eksterne whistleblower-ordninger.
Målgruppen for denne ordning
Alle medarbejdere hos ILD.PIZZA samt alle ILD.PIZZAS eksterne samarbejdspartnere (og personer ansat hos eksterne samarbejdspartnere).
Hvad kan der indberettes om?
Whistleblower-ordningen har til formål af afdække alvorlige forhold, som der foreligger viden om eller som der er begrundet mistanke om.
Alvorlige forhold omfatter fx:
Strafbare forhold, fx misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse, tilsidesættelse af tavshedspligt mv.
Anden form for lovovertrædelse, fx af forvaltningsloven, databeskyttelseslovgivningen, offentlighedsloven eller anden relevant lovgivning.
Grove eller gentagne overtrædelser af vigtige interne retningslinjer så som retningslinjer og politikker om tjenesterejser, gaver, habilitetsforskrifter, regnskabsaflæggelse mv.
Grove personrelaterede episoder på arbejdspladsen, fx grov mobning og chikane, vold, fysiske og seksuelle overgreb samt tilsvarende.
Forhold, der ikke hører under vores Whistleblower-ordning, er fx sager om hyggiejneforhold, samarbejdsvanskeligheder eller performance. Hvis du er i tvivl om, hvorvidt en sag hører under ordningen eller ej, er du altid velkommen til at indberette sagen.
Når du indberetter en sag, må du ikke bevidst give forkerte eller vildledende oplysninger. Falske anmeldelser kan blive videregivet til politiet. Hvis du er i god tro og foretager en anmeldelse, som viser sig at være grundløs, vil det ikke få negative konsekvenser for dig.
Hvordan Indberetter man?
Indberetningen til Whistleblower-ordningen kan ske på følgende måde:
• Via skemaet ovenfor (anbefales)
• Via telefon: 87 310 355
• Via brev: ILD.PIZZA, Niels W. Gades Vej 1, 8000 Aarhus C., Att. Whistleblower-enhed
For at behandle indberetningen bedst muligt, beder vi dig om efter bedste evne at beskrive de væsentlige oplysninger og fakta omkring forholdet. Du kan evt. finde inspiration i nedenstående spørgsmål:
• Hvad drejer indberetningen sig om?
• Hvem er involveret i det forhold, som indberetningen vedrører?
• Hvor og hvornår er handlingen foregået/foregår?
• Hvor store værdier er der omfattet af forholdet?
• Hvordan er du kommet i besiddelse af oplysningerne?
• Andre væsentlige forhold
Vi anbefaler dig, at du benytter skemaet nedenfor:
I en situation, hvor ikke alle oplysninger er til stede, er det vigtigt, at du ikke selv begynder at undersøge sagen nærmere. Du skal blot indberette det, du ved eller oplever og så vidt muligt undgå at spekulere eller fremsætte meninger om forholdene.
Hvem ser min indberetning?
Indberetninger modtages af Lea Skaarup, der er udgør ILD.PIZZAs Whistleblower-enhed Lea har direkte reference til ILD.PIZZAs topledelse.
Alle indberetninger håndteres af vores Whistleblower-enhed med undtagelse af indberetninger som omhandler direktionen. Disse behandles af selskabets bestyrelsesformand.
Whistleblower-enheden vurderer hver enkelt indberetning individuelt, og hvordan der skal følges op på den. Der kan inddrages relevante personer, både internt og eksternt, hvis der er behov for dette i undersøgelsen af indberetningen.
Den/de personer en indberetning omhandler vil normalt blive underrettet, hvis der indgives oplysninger om dem. Hvis sagen er åbenbart grundløs eller sagen af andre årsager henlægges, vil vedkommende blive underrettet herom, ligesom vedkommende vil blive involveret i forløbet, hvis sagen realitetsbehandles.
Der vil i hver situation blive foretaget en konkret vurdering af, hvornår denne meddelelse kan gives, således at meddelelsen ikke får konsekvenser for afdækningen af det indberettede forhold samt for eventuel indsamling af bevismateriale.
Kan man indberette anonymt?
Du kan indsende oplysninger til Whistleblower-ordningen anonymt, og ILD.PIZZA vil således i sagens natur ikke have kendskab til din identitet.
Undersøgelser på baggrund af anonyme henvendelser kan imidlertid være vanskelige og svære at komme til bunds i, og vi kan være nødsaget til at henlægge sagen.
Vi kan som udgangspunkt heller ikke lægge vægt på oplysninger afgivet anonymt som led i en afgørelse i forhold til fx en medarbejder. Vi opfordrer derfor til, at du oplyser navn og andre kontaktdetaljer. Herved er der mulighed for at vende tilbage med uddybende spørgsmål til dig, hvis der måtte være behov for det. ILD.PIZZA behandler dine oplysninger med fortrolighed.
En indberetning til vores whistleblower-ordning er ikke omfattet af retten til aktindsigt efter offentlighedsloven eller Miljøoplysningsloven. I forhold til reglerne om partsaktindsigt og partshøringer har den berørte part ikke ret til at blive gjort bekendt med whistleblowerens identitet eller andre oplysninger, som direkte eller indirekte kan afsløre whistleblowerens identitet.
ILD.PIZZA beskytter dig, når du benytter dig af ordningen, og opleves det, at du eller andre udsættes for repressalier, fordi du har benyttet dig af Whistleblower-ordningen, vil dette blive indberettet til ILD.PIZZAs HR-afdeling samt bestyrelsesformand og direktion, som vil foretage det fornødne i den forbindelse.
Hvad sker der med min indberetning?
Når vi har modtaget en indberetning, vil du modtage en kvittering for modtagelsen hurtigst muligt og senest inden for 7 dage.
Der foretages indledningsvis en vurdering af indberetningen.
Hvis indberetningen ikke angår forhold, som falder inden for ordningens anvendelsesområde, jf. ovenfor, vil du blive opfordret til at rette henvendelse til nærmeste leder/manager.
Hvis indberetningen ligger inden for ordningens anvendelsesområde, og der er grundlag for en egentlig sagsbehandling, iværksættes en nærmere undersøgelse af forholdet.
Vi bestræber sig på at give dig en tilbagemelding om sagens behandling og som udgangspunkt senest tre måneder efter indberetningen.
Orienteringen kan i visse tilfælde være begrænset af regler om tavshedspligt mv.
Offentlige eksterne whistleblower-ordninger
Udover vores s whistleblower-ordning er det muligt at foretage indberetning til den eksterne generelle whistleblower-ordning, som er etableret i regi af Datatilsynet https://whistleblower.dk.
Herudover er der etableret en række øvrige mere specialfokuserede whistleblower- ordninger i både Danmark og inden for EU-systemet. Nærmere oplysninger om disse ordninger kan findes i bilag 1 til Justitsministeriets vejledning om whistleblower ordninger på offentlige arbejdspladser.
ILD.PIZZA opfordrer så vidt muligt til at man gør brug af den internt etablerede ordning, da det som hovedregel sikrer den mest effektive imødegåelse af eventuelle forseelser og uregelmæssigheder. Det er dog væsentligt at pointere, at man som whistleblower frit kan vælge mellem brugen af den interne og eksterne ordning.
